Робочі процеси часто потрібно розширювати за межі власної фабрики друкарні, з одного боку, встановлюючи контакти з клієнтами та потенційними постачальниками матеріалів і логістики для виробництва та транспортування. Розробка спеціального програмного забезпечення все частіше виявляється ключем до досягнення цієї мети, оскільки не існує універсального рішення, яке б відповідало унікальним потребам кожного бізнесу.
Оскільки кожен бізнес різний, ви можете використовувати низку інструментів і методів, щоб налаштувати робочий процес для кожного бізнесу. Один із них полягає в тому, щоб надати зовнішнім сторонам, клієнтам чи постачальникам, інтерфейс «підключається» для підключення до будь-яких даних або параметрів керування, які ви хочете їм надати. З іншого боку, ви можете побудувати повний спеціалізований робочий процес, який інтегрується з вашими клієнтами та/або постачальниками для вирішення конкретних виробничих і логістичних завдань, ефективно розширити охоплення послуг за межі друку та зробити клієнтів більш «липкими». Тут ми наведемо приклади обох.
API відкриває двері
Один зі способів забезпечити клієнтів підключенням до існуючих автоматизованих виробничих систем — через apis. Акронім розшифровується як «інтерфейс програмування додатків» (Aapplications Programming Interface), який є способом взаємодії однієї програмної системи або навіть керування іншою системою програмного забезпечення, набором кодифікованих і опублікованих правил для виклику операцій. Обсяг цих операцій може включати обмін даними (завантаження художніх файлів або передачу статусу завдання) для запуску певного виробничого процесу, коли виконуються певні умови, наприклад попередня перевірка та надсилання завдань до черги друку.
Одним із практичних прикладів є Soloflo, API, який Solopress запустив влітку 2023 року у відповідь на запити клієнтів. Джилл Піклз, старший розробник програмного забезпечення та бізнес-аналізації в Solopress, пояснює: «Ці компанії мають власну інформаційну систему і часто також мають розробників, що означає, що вони можуть передавати замовлення без використання нашого веб-сайту, який потребує введення вручну; у торгових клієнтів більше робочого навантаження, тому оптимізація цього процесу є хорошою інвестицією.
API дозволяє отримати доступ до системи Solopress для запиту або надсилання даних у межах параметрів, визначених Solopress. Пані Піклз додала: «Клієнти мають скористатися нею, і на друкованій виставці деякі відкрито визнали, що вони просто використовували її для узгодження ціни, знижуючи ціну конкретної специфікації роботи, і ми, очевидно, сподіваємося, що більшість людей це зробить використовуйте його для розміщення замовлень».
API дозволяє передавати дані в обох напрямках, тож користувачі можуть збирати атрибути продукту, знаходити ціни або надсилати замовлення з проектами. Коли замовлення надсилається, клієнт отримує номер завдання, за яким можна відстежувати хід виконання завдання, включаючи інформацію про відстеження після відправлення. Майбутня версія API додасть можливість надсилати URL-адреси, щоб Solopress міг «надсилати» в систему клієнта без подальших викликів. На додаток до надання документації щодо форматування виклику API, перевірки під час виклику API та очікуваної поведінки системи під час виклику, Піклз каже, що Solopress зробить усе можливе, щоб допомогти.
Спеціальні робочі процеси. Покращення процесів
Стівен Остін – це 255--річна компанія, яка протягом останніх 70 років спеціалізується на забезпеченні захищеного друку, виконання тестових робіт і розповсюдження послуг для вищих навчальних закладів і закладів безперервної освіти. У 2018 році він запустив великий проект з Університетським коледжем Лондона (UCL), спрямований на спрощення виготовлення та розповсюдження екзаменаційних робіт у напружений травень-червень.
Раніше це включало комерційні друкарні, які виконували те, що керівник відділу продажів Великобританії Стівен Остін Елізабет Бауерман називала «стандартною копіювальною роботою», скріплюючи папір голкою та ниткою у верхньому лівому куті, маркуючи коробку, пакуючи її за типом і доставляючи. Вміст, надісланий до преси, роздрукований або повернутий до UCL, не можна відстежити, і існують потенційні проблеми безпеки з доставкою. Ucl прагне вирішити всі ці проблеми.
Стівен Остін мав власну команду розробників і найняв старших розробників для роботи з UCL, щоб перекроїти процес. Зрозуміло, що нова модель робочого процесу не вписується в існуючі процеси, і потрібен перехід, щоб додати більше способів роботи.
Відділ іспитів UCL має основну команду з шести осіб, будь-хто з яких може завантажувати проектні документи, і ключові питання включають те, як UCL має надавати проектні документи, як імена/рекомендації про роботу мають призначатися для використання у внутрішньому робочому процесі Стівена Остіна та як вони повинні бути використаним. Існували розбіжності між програмним забезпеченням компанії Prism MIS (нині Pace) і програмним забезпеченням для композиції та виготовлення PlanetPress, які на той час були двома окремими системами.
Рішення передбачало спеціальну роботу зі Стівеном Остіном, з’єднуючи системи одна з одною та з існуючим порталом, через який можна було завантажувати файли дизайну. Розклад іспитів UCL було надіслано з присвоєнням кожному рядку унікального ідентифікатора для цієї екзаменаційної роботи та завдання друку, а персонал UCL використовує номер у назві файлу ілюстрації, щоб вхідні файли дизайну можна було зіставити в MIS. Процес автоматичної перевірки перевіряє, чи ім’я файлу ілюстрації відповідає унікальному ідентифікатору, і позначає все, що не відповідає службі підтримки клієнтів.
Безпека файлу дизайну забезпечується шифруванням під час завантаження та розшифровується лише під час передачі із зовнішньої мережі. Друк здійснюється на пресах Canon і Osi. Відділ обслуговування клієнтів надає клієнтським звіти, які включають основні віхи. Реалізація проекту справила значний вплив на UCL. Одним із аспектів цього є надання «пакетів коригування». Це переглянуті пакети іспитів для студентів SEN, яким може бути надано додатковий час для завершення роботи або дозволено скласти іспит самостійно в кімнаті, а також зміни, характерні для друку, такі як колір паперу, стиль шрифту та розмір для пристосування. порушення зору.
Документи упаковуються відповідно до розкладу ранкових і денних іспитів, у точній кількості, щоб відповідати розподілу місць у приміщенні ExCel Center, де проводяться іспити UCL. Це значно спрощує роботу наглядача з підготовки кімнати, особливо між ранковими та денними сесіями. Джоан Морс, тодішній керівник іспитів в Університетському коледжі Лондона (UCL), сказала, що «це дозволило нам повністю оновити процес, що заощадило значні ресурси та зменшило кількість помилок», зазначивши, що частина роботи, пов’язана з коригуванням іспиту, лише заощадив близько 30% інвестицій у ресурси.
Бауерман сказав, що UCL фактично реалізував це двічі, і всі іспити складалися онлайн під час пандемії коронавірусу. Досвід першої ітерації було використано для розробки другої ітерації. Іспит 2023 року є другим роком, коли «нова» система працює повністю, і очікується подальший розвиток у міру появи нових технологій.
Вона підтверджує, що модель, розроблена для UCL, за своєю суттю є портативною, але зазначає, що окремі клієнти матимуть різні потреби та способи виконання завдань. «Ми можемо надати навички та вирішити проблеми, про існування яких потенційні клієнти можуть навіть не здогадуватися». Вона додала, що для деяких людей може бути достатньо простого додавання функцій безпеки, хоча потенційні клієнти мають певний опір змінам. Частково це пов’язано з усталеними процесами та умонастроями, а також через високу ціну потенційної невдачі та пов’язану з нею негативну рекламу.
